Kaweruh

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang ditetapkan.

Dari Wikipedia, disebutkan bahwa tujuan Umum dari Sistem Informasi Manajemen adalah :

1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ada salah satu kekurangan dari suatu sistem informasi adalah ketidakmampuan dalam memahami cara berfikir manusia (manajer) dalam memproses data sehingga output atau proses sistem informasi manajemen tidak dapat optimal. Cara berfikir manusia ini diwujudkan dalam bentuk gaya manajemen, struktur organisasi, aturan atau kode etik, mekanisme penggajian, iklim persaiangan, inovasi, dan lain-lain. Karenanya suatu sistem informasi yang baik harusnya sudah mengakomodasi cara berfikir tersebut.

Metode manajemen yang digunakan harus jelas dulu sebelum pembuatan sistem informasi, agar pembuatan sistem dapat menyesuaikan algoritmanya sesuai dengan tujuan metode. Penggunaan metode Balanced Score Card (BSC), Economic Value Added (EVA), Activity Based Management (ABM), Six-Sigma jelas berbeda maksud, mekanisme dan tujuannya. Bahkan penerapan metode ABM di suatu perusahaan A misalnya, bisa jadi berbeda dengan penerapannya di perusahaan B, karena semuanya disesuaikan dengan gaya manajemen, kondisi yang unik, atau dengan kata lain “cara berfikir” organisasi yang berbeda antara satu dengan lainnya.

Metode ini menentukan metrik apa saja yang akan diukur, bagaimana cara mengukurnya, aplikasi apa yang akan diterapkan, dan bahkan tindakan apa yang dilakukan jika terjadi ketidaksesuain antara kriteria dengan kondisi kinerja.

Contoh penggambaran untuk penerapan cara berfikir Balanced Scorecard, dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar. Piramida balanced scorecard, diambil dari http://www.primerusconsulting.com

CONTOH KASUS

Contoh kasus ada Sistem Informasi X (SIM X) yang diterapkan pada suatu perusahaan ABC, yang digunakan terutama untuk monitoring hasil manajemen review. Status hasil pelaksanaan kesepakatan manajemen review dapat dimonitor di sini, bahkan sistem ini memiliki fasilitas notifikasi dan warning via sms dan email. Selama suatu manajemen review belum di-closed oleh pejabat yang berwenang, maka notifikasi ini akan terus dilakukan setiap hari.

Gambar. Bisnis Proses SIM X

Pada gambar bisnis proses SIM X terdapat metode Balanced Scorecard di dalamnya, jadi sistem informasi ini memiliki Performance Management System juga, dengan metrik-metrik Balanced Scorecard.

Metrik-metrik apa yang dimaksud di sini ?

Ya sesuai dengan keempat perpektif yang ada pada konsep BSC, yaitu perspektif finansial, perspektif kastamer, perspektif proses internal, dan perspektif pembelajaran & inovasi. Apa yang diukur dan target apa yang harus dicapai. Itu semua harus ada dalam sistem informasi SIM X tersebut.

Gambar. Balanced Scorecard (sumber : http://www.clickhrd.com)

Gambar. Balanced Scorecard (sumber : http://www.jiscinfonet.ac.u)

Maka untuk menilai bagus tidaknya sistem informasi X ini, dibutuhkan analisa tentang Balanced Scorecard, pemahaman Manajemen Review, bagaimana mekanisme di dalamnya mampu menggambarkan konsep-konsep ini, dan akhirnya tentu saja bagaimana efektivitasnya sebagai tool manajemen untuk mencapai tujuan awal dari sistem informasi SIM X pada perusahaan ABC.

Lihat contoh uraian kinerja eksekutif di bawah ini, dimana di dalamnya telah di-breakdown beberapa parameter ukuran kinerja berdasarkan kategori perspektif yang ada.

Gambar. Contoh Uraian kinerja eksekutif dalam Balanced Scorecard

MANAJEMEN REVIEW

Dari SOP-nya SIM X ini, dijelaskan bahwa SIM X merupakan tools bantu untuk mendokumentasikan setiap event management review yang berbentuk meeting, coffee morning, workshop atau kegiatan lain yang menghasilkan suatu kesepakatan untuk ditindaklanjuti.

Dalam ISO 9000, definisi singkatnya manajemen review adalah sebuah ulasan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara periodik, dilakukan oleh Manajemen untuk menganalisa efektivitasnya. Namun dalam definisi umum, manajemen review ini diartikan sebagai sebuah studi suatu status proyek dan analisa alokasi sumber daya di dalamnya.

Manajemen review ini dapat dilakukan secara informal, namun pada umumnya dilakukan secara formal menyesuaikan dengan struktur organisasi dan aturan yang ada.

Di dalam manajemen review dilakukan kegiatan-kegiatan monitoring progress, menentukan rencana dan jadwal, konfimasi persyaratan dan alokasi sistem, atau mengevaluasi efektivitas pendekatan manajemen untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Hasil manajemen review ini digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan tentang aksi koreksi, perubahan alokasi sumber daya atau perubahan ruang lingkup proyek.

Berikut adalah contoh form / tabel manajemen review.

Tabel. Form Management Review Metting (Sumber : QualityIndonesia.com)

Dari analisa tentang definisi manajemen review ini, nampak bahwa SIM X tidak konsisten dan bias dalam menggunakan istilah manajemen review. Jika mengikuti ISO 9000, maka form harus mengikuti peryaratan mutu, lengkap dengan ketaatan dalam melakukan penomoran dokumennya, status terkontrol atau tidak, dan aturan siapa saja yang berhak mengaksesnya.

ASAS DAURHIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Suatu sistem informasi yang baik, secara teoritis harus taat pada asas dan standar pembuatan sistem informasi yang baik. Misalnya gambar di bawah ini, yaitu System development Lifecycle dan Tahapan perencanaan sistem informasi.

Pertanyaannya adalah apakah dalam pembuatan SIM X ini sudah mengikuti hal ini ?

Jawaban detail kemungkinan besar sulit dirumuskan karena ternyata dari tinjuan di lapangan SIM X ini didisain sudah cukup lama, sehingga informasi tentang bagaimana pembuatannya cukup sulit didapatkan. Namun demikian jika melihat kondisi saat ini, dimana sistem informasi manajemen kolaborasi sudah semakin banyak, rasanya SIM X ini sudah agak out of date.

Satu contoh saja dalam step “Support” pada gambar System development Lifecycle, dimana pada step ini dilakukan pemeliharaan dan updating sistem informasi menyesuaikan dengan kebutuhan, baik mengurangi maupun menambahkan bebera fungsi baru, dengan tujuan agar lifecycle time bisa lebih lama.

Nyatanya step ini kurang berkembang dengan baik. Dari pengamatan di lapangan, kemungkinan karena sarana feedback itu tidak dibuat oleh designer SIM X.

Gambar. System development Lifecycle (sumber http://muhammadiqbal97.blogspot.com)

PENGEMBANGAN SELANJUTNYA

Berikutnya ini ada beberapa “tantangan” (sekaligus tersirat di dalamnya adalah kelemahan SIM X) sehingga tool ini dapat lebih dikembangkan lagi agar dapat menjadi tool andalan sesuai dengan misi awal pembuatannya.

1. Dokumentasi yang diperluas

Dokumentasi file pada SIM X hanya sekedar mengumpulkan file untuk diupload ke dalam server. Dalam kenyataannya kadang dibutuhkan lebih dari kemampuan itu, misalnya adanya informasi History dari file dan fasilitas Search bahkan FAQ. Dengan fasilitas ini maka para pengguna SIM X dapat mengetahui filenya dalah file versi keberapa, karena bisa saja file yang digunakannya sudah kadaluwarsa (hasil download beberapa waktu lalu, padahal saat ini sudah ada versi terbaru hasil edit dari administrator).

(Gambar. Contoh bagian tampilan fasilitas History dari software kolaborasi Clearwiki)

2. Directory

Perlu ada fasilitas Directory yang dapat memudahkan karyawan jika ingin berkomunikasi menggunakan sarana komunikasi lainnya seperti telpon, email, dll. Dalam SIM X ini bisa memanfaatkan informasi pada database LDAP Portal, atau database HR yang mencantumkan informasi nomor telpon rumah, HP dan email address. Namun jika ini dilakukan, kelemahannya adalah bahwa data tersebut tidak update.

(Gambar. Contoh bagian tampilan fasilitas Directory dari software kolaborasi Clearwiki)

3. Search

Perlunya fasilitas Search untuk seluruh content yang ada pada suatu proyek pada SIM X.

4. Dashboard

Tampilan muka dari SIM X tampak terlalu kaku, dan agak sukar dipahami, terutama untuk para pengguna pemula. Diperlukan perbaikan pada tampilan awal (disebut dashboard).

Gambar. Contoh tampilan Dashboard pada SocialText)

5. Spreadsheet

Hasil kerja dari kolaborasi para karyawan yang terlibat dalam proyek tidak bisa “disatukan” dengan mudah, untuk kemudian dapat dimonitor bersama-sama. Laporan diberikan secara individual, dan tracking prestasi secara keseluruhan tidak mudah dibuat. Karenanya perlu ada tampilan kinerja tim secara keseluruhan secara real time.

Gambar. Contoh Spreadsheet pada SocialText)

6. Community Facility

Fasilitas ini mirip seperti Facebook, sehingga masing-masing anggota proyek pada SIM X dapat saling bertukar pesan (layaknya Milist) namun dengan kemampuan visual yang lebih baik.

Gambar. Contoh Community Facility pada SocialText)

KRITERIA PENILAIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Untuk menilai atau mengaudit apakah SIM X ini merupakan sistem informasi yang baik, selain harus menyesuaikan dengan tujuan, harus pula dilihat bagaimana perbandingannya dengan produk lain dan fungsi generik apa saja yang ada di dalamnya. Sebagai sebuah sistem informasi, SIM X sebenarnya bisa dianalisa atau dinilai dari sudut pandang sebagai sistem informasi secara umum.

Dalam sistem informasi manajemen semacam ini, ada beberapa parameter atau fungsi umum yang bisa dijadikan obyek analisa untu menilai canggih tidaknya sistem, antara lain :

1. Kemampuan Kolaborasi, meliputi :

a. Dashboard

b. Tim

c. Kalender / timeline

d. Kemampuna Tracking sebuah isu

e. Forum

f. Integrasi Email

g. RSS Feed

2. Manajemen Resource

a. Detil resource

b. Informasi skill resource

c. Timesheet

d. Material

e. Daftar email address

f. Cost

g. Catatan Reosurce

h. Grup

3. Manajemen Proyek

a. Manajemen tugas (task management)

b. Task feedback

c. Grant chart

d. Mind map

e. Reporting

f. Statistik

g. Work load

h. Finansial

i. Critical Path

j. Template proyek

k. Scope

l. Milestone

m. Baseline

n. Risk / Benefit

o. Analyzer

p. Automatic Notification

q. Privacy Setting

4. Kemampuan Remote

a. Multilingual

b. HP / Smartphone

5. Help / Support

a. General Support

b. Ada tidaknya Forum

c. FAQs

d. Demo Video Online

6. System Requirement

a. Window

b. Mac OS X

c. Linux

7. Harga

Dari soal biaya pembuatan, SIM bisa dibuat murah, misalnya dengan berbasis Web, hanya perlu “diinstall” di server, dibuat menggunakan PHP, Apache dan mySQL plus SMS Gateway, yang semuanya sudah tersedia free di Internet.

Dari parameter dan sub-sub nya inilah suatu sistem informasi manajemen dapat dilihat bagus tidaknya, terutama jika dibandingkan dengan sistem sejenis. Dalam prakteknya ada beberapa parameter yang perlu diberi prioritas lebih tinggi daripada lainnya, atau bahkan ada penambahan kriteria kusus, atau ada kriteria yang dapat dihapus.

Yang tidak disebutkan di atas adalah jaminan security, kelengkapan informasi, tingkat kebenaran informasi, relevansi, dan ketapatan waktu penyampaian informasi. Parameter-parameter ini bisa juga dijadikan pedoman dalam penilaian. Misalnya dalam hal completeness, jangan mentang-mentang teknologi ini berbasis ICT maka semua informasi disediakan di dashboard dengan tujuan memberi data selengkap-lengkapnya pada pengguna. Hal itu akan membuat pengguna jadi bingung mana yang harus dibaca. Namun demikian juga jangan sampai informasi terlalu singkat sampai membuat pengguna kesulitan menangkap makna informasi.

Satu hal lagi, sebelum sistem informasi dibuat biasanya dilakukan studi kelayakan, meliputi kelayakan ekonomi (echonomical feasibility), kelayakan operasi (operational feasibility), kelayakan teknik (technical feasibility), kelayakan jadwal (schedule feasibility) dan kelayakan hukum (law feasibility). Semua macam studi ini bisa saja diterapkan pada saat suatu sistem informasi sudah diterapkan dalam jangka waktu lama, karena pada saat itu kondisinya kemungkinan berbeda dengan kondisi saat sistem baru tahap perencanaan. Mungkin waktu itu sistem ini feasible dalam teknik, namun saat ini sudah tidak lagi. Lalu dari sini ambil pertimbangan apa yang harus dilakukan agar mengembalikannya ke posisi feasible lagi, bahkan bisa saja muncul keputusan untuk melakukan penggantian sistem secara keseluruhan.

Sebagai catatan akhir, perlu ditekankan bahwa yang namanya teknologi sebenarnya hanyalah pelengkap saja, karena yang lebih penting dari itu adalah bagaimana sistem informasi dapat efektif mencapai tujuannya. Kalau efisiensi yang diharapkan muncul ternyata tidak terwujud, bahkan menambah rantai birokrasi yang semakin panjang saja, tentu ini menjadi pertimbangan untuk perbaikan sistem lebih lanjut. Yang jadi masalah pelik adalah jika manusia penggunanya yang menjadi biang masalah utama, misalnya saling menyembunyikan data. Kalau begini keadaannya, sebagus apapun sistem informasi yang dibuat, tanpa ada dukungan dari para aktornya, sistem tidak bisa berbuat banyak. Semakin jelas terbukti, manusia juga yang sering menjadi sumber permasalahannya.

REFERENSI

1. Project Management Software Comparisons, http://project-management-software-review.toptenreviews.com/

2. Knowledge Management Review, http://findarticles.com

3. Clearwiki Website, http://www.clearwiki.com

4. Socialtext Website, http://www.socialtext.com

5. Mengelola Kinerja Perusahaan dengan Balanced Scorecard, http://strategimanajemen.net

6. Mutia Ismail, Konsep Sistem Informasi Manajemen, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

7. Teguh Wahyono, Computer Based Information System (CBIS), Ilmukomputer.com, 2005

Akhirnya Jepang, Uni Eropa dan Amerika Serikat memberi “BLT” sebesar 100 Milyar US$ untuk mendukung IMF dalam rangka membantu negara-negara di dunia yang terkena dampak krisis global. Jangan dikira ini adalah sumbangan, karena mereka pasti sudah berhitung uang itu bermuaranya kemana nantinya, pastinya untuk kepentingan mereka juga.

Padahal kita semua tahu bahwa krisis ini karena ulah serakahnya para pendukung liberalisme di Amerika sana. Akhirnya dunia kena getahnya, dan negera miskin menjadi negara yang makin merana. Itu artinya lagi bangsa Indonesia mungkin akan berhutang lagi, entah dengan packaging apa nanti hutang itu direalisasikan. Dari data Ichsanudin Noorsy, salah satu pengamat ekonomi, beban utang per kapita saat ini bertambah, dari yang semula 5,8 jutaaan dimasa awal kepemimpinan SBY menjadi 7,7 jutaan rupiah (jadi hutang negeri ini makin meningkat, tidak sama dengan klaim dari iklan politik yg mengatakan hutang luar negeri menurun).

Indonesia memang miskin, itu kalau dilihat dari aspek finansialnya saja. Namun kita masih punya potensi yang sangat bisa dikembangkan untuk menahan gempuran PHK, gulung tikarnya pabrik, lesunya perdagangan dan ratusan jenis kehancuran lainnya yang sebagiannya sudah mulai menampakkan wajahnya dalam beberapa bulan terakhir ini. Potensi apakah itu ? Ya, yang pasti adalah potensi alamnya, yang sayangnya tidak diikuti dengan optimalisasi potensi manusianya. Kita masih bisa menyuapi anak-anak kita dengan ikan-ikan di laut kita sendiri. Memberi mereka makan menggunakan nasi hasil bercocok tanam di ribuan hektar lahan pertanian milik kita sendiri. Ribuan liter susu dari ratusan peternakan sapi perah milik bangsa sendiri. Dan itu semua hanya butuh satu hal saja, yaitu keseriusan.

Lihatlah kesiapan logistik pemilu kita sampai hari ini, menjelang 10 harian lagi akan Pemilu, masih saja ada banyak laporan ketidaksiapan di daerah-daerah. Saya berfikirnya simple saja, itu pasti buah dari ketidakseriusan. Bayangkan saja, uang ada, orang overdosis alias banyak tersedia, metode bisa dicari, apa lagi alasan mengapa masih saja tidak siap, sampai-sampai KPU Pusat diminta sebagian pengamat untuk menyatakan kondisi darurat.

Semua memang harus dimulai, dijalankan dan diakhiri dengan keseriusan, jangan “becanda” alias “nyantai” ketika menjalankan tugas bangsa. Menjadi menteri, jadilah menteri yang serius, lincah, penuh taktik dan strategi, komprehensif dalam berpikir. Menjadi petani, jadilah petani yang serius, menanam tanaman di bumi Tuhan, maka jagalah alam dengan serius, jangan dirusak hutan-hutan yang makin kritis saja keadaaannya. Menjadi guru, seriuslah mengajar dengan cara-cara yang lebih kreatif lagi, agar anak-anak didik mendapatkan sharing pengalaman belajar mengajar, bukan hanya sekedar hafalan, asal ulangan dapat nilai 100 atau nilai A. Tambaan lagi, menjadi guru haruslah benar-benar mau mengajar, jangan malas seperti ditemukan kasusnya di Tasikmalaya, dimana ada banyak guru sukwan yang mengganti sementara untuk para guru yang sudah berstatus PNS. Dan itu terjadi di sekolah-sekolah yang guru PNS nya sudah cukup. Jika mau serius sedikit saja, guru sukwan ini bisa didistribusikan ke sekolah lain yang masih kekurangan guru. Heran, sudah lama terjadi namun baru ini ditemukenali masalahnya.

Banyak sekolah yang merasa tidak punya dana cukup untuk keperluan belajar mengajarnya. Padahal di luar sana, ada saja perusahaan volunteer yang bersedia memberi bantuan, atas nama CSR misalnya. Seandainya kepala sekolahnya serius, ajukan saja proposal, kirim ke perusahaan-perusahaan tersebut, misalnya PT Indosat dengan program ISMS (Indosat Science & Multimedia School) yang memberi bantuan laptop, akses wireless broadband, projector, software sains, pelatihan IT, kepada SMU di tanah air.

Soal kawasan lindung, juga gak kalah tidak seriusnya dalam pengelolaannya. Dalam RTRW Jawa Barat misalnya, 45% dari 3.7 hektar luas keseluruhan hutan harus berfungsi sebagai hutan lindung, tapi nyatanya belum tercapai juga. Kalau mau serius, buat penegakan hukum yang baik. Saran dari seorang pengamat lingkungan bernama Supardiyono Sobirin agar pemerintah membuat Peraturan Gubernur kusus untuk itu, rasanya masuk akal. Tentu harus diimbangi dengan penegakan hukum yang tegas.

Setali tiga uang dengan pelimpahan tanggung jawab dari negara kepada masyakarat dalam hal pendidikan nasional, seiring dengan perbedaan isi dari UUD 45 pasal 31 yang menyatakan negaralah yang bertanggung jawab menyelenggarakan sisdiknas, di sisi lain ada UU BHP, yang kontroversial itu, yang mengisyarakatkan pembiayaan penuh hanya pada pendidikan dasar saja, setengah kebutuhan biaya SMA dan sepertiga kebutuhan perguruan tinggi. Tidak seriusnya negara ditambah pula dengan ketidakseriusan para aparat pendidikannya, jadilah proses pendidikan kita masih buram seperti saat ini. Sampai-sampai KPK dan BPK harus turun tangan untuk mengecek spesifikasi bangunan sekolah yang dicurigai di bawah standar, walaupun sudah ada Dinas Pendidikan di setiap Pemkot.

Tidak hanya negara, swasta di negeri inipun haus serius jika ingin maju dalam abad kompetisi seperti saat ini. Ada kabar 40 industri content provider dipecat XL gara-gara tidak serius (baca : tidak kreatif) dalam mengembangkan value added service, sebagai pengganti voice dan SMS yang saat ini semakin turun saja. XL saja sudah meninggalkan program branding Extra Large-nya dengan branding barunya Fun & Excitement, sehingga keseriusan untuk menghasilkan layanan yang mungkin tidak murah namun bermutu sangat diperlukan.

Baru saja Telkom meluncurkan paket-paket baru Speedy-nya, yaitu dengan hadirnya 7 paket, dari mulai paket mail dengan harga Rp 75 ribu, paket chat seharga Rp 145 ribu, paket family dengan kecepatan akses up to 384 Kbps seharga Rp 195 ribu per bulan, paket Load dengan kecepatan up to 512 dengan biaya Rp 295 ribu per bulan, paket game dengan kecepatan up to 1 Mbps dengan biaya Rp 695 ribu per bulan, paket Executive dengan kecepatan up to 2 Mbps seharga Rp 995 ribu dan akhirnya paket Biz kecepatan 3 Mbps dengan biaya Rp 1.695.000. Tidak cukup sampai di sini, Telkom harus membuktikan keseriusannya untuk menjaga kinerja jaringan Internetnya jika ribuan kastamer di satu kota melakukan surfing Internet bersamaan. Bahkan dari awal penawaran ini juga bisa dilihat keseriusan dari pelayanannya dalam membantu para kastamernya yang diyakini akan banyak melakukan adjustment terhadap kebutuhannya disesuaikan dengan paket-paket yang ditawarkan. Sebagai tambahan lagi, visi kolaborasi yang saling menguntungkan dengan para content provider, terutama lokal, akan diuji dalam beberapa bulan ke depan, apakah dapat menciptakan sinergi yang positif.

Kita beralih pembicaraan ke soal pertanian. Dari dulu kita sama-sama tahu bahayanya pestisida, tapi yang terjadi petani masih saja dibiarkan menggunakannya, padahal ada beberapa alternatif lain, seperti pestisida nabati, yang berasal dari daun nimba, bawang putih, dan serai wangi, lalu setelah ditumbuk dan diendapkan semalam bahan lalu dicampurkan dengan air untuk kemudian disemprot ke hama yang dituju (misalnya ulat grayak).

Memang banyak knowledge tentang pertanian yang belum dikembangkan. Struktur pasar hasil pertanian saja belum banyak yang menelitinya, padahal ini akan dapat membantu mengetahui letak permasalahan sebenarnya mengapa petani belum bisa makmur juga, walaupun harga gabah tinggi sekalipun. Baru-baru saja ada kabar seorang Profesor Universitas Winaya Mukti melakukan penelitiannya, yaitu Prof Yogi, yang salah satu kesimpulannya menyatakan bahwa dari produk gabah menjadi beras, kenaikan harga rata-rata hanya 30 %.

Praktek ijon masih saja sering terdengar menjadi belenggu yang tidak berkesudahan dialami para petani kita. Itu sudah berumur puluhan tahun, sejak kecil (80-an) sayapun sudah pernah mendengar ceritanya dari guru-guru saya tentang betapa jahatnya praktek itu. Ternyata baru-baru saja, itupun yang pasti belum maksimal, terdengar kabar adanya usaha-usaha mengurangi dengan serius praktek ijon itu, misalnya penggalakan transaksi lelang agro.